今回ご紹介するのはお手紙文の作成事例です。

お手紙には色々な種類があります。個人的なものから組織的なもの、お礼状・謝罪文・挨拶状・嘆願書などなど、多種多様です。現代はメールという便利なものがありますが、「ここはキチンと押さえておきたい」という時は、やはり手紙に限ります。

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ご紹介する事例のご依頼主様は、とある健康食品会社の地方営業所。若き新任店長直々のお問い合わせでした。

地元の大きな介護福祉施設への納入を意図し、挨拶に伺うにあたり事前に挨拶状を送ろうと書面の作成に取り掛かられたのですが、気持ちが募るあまり文章がまとまらず、さくら文研にヘルプを要請した、という状況です。

ご依頼主様は、その地域の介護業界へは新規参入。しかも狙いを定めた介護福祉施設には、競合大手がベッタリ。若き店長は、全部でなくていいから少しでも仕事を回してもらおうと躍起になり、空回りしていました。あれも伝えたい、これも言いたい……これでは手紙どころではありません。

実は代筆はこういう時にもっとも威力を発揮します。冷静な第三者の立場で、手紙を出す目的を明確にし、伝えたいことを絞って伝える　　これは手紙を出す当事者にはなかなかできないことです。

この件では、さくら文研から一つご提案をさせていただきました。

“いきなり「商談させてください」ではなく、「新規参入のご挨拶に伺いますのでお時間を設けてください」という手紙を送り、次のステップへの糸口としてはいかがでしょう？”

気の焦っていた店長様に、この発想は無かったようです。まずは知り合いになること。大事な話はそれからでなければできません。店長様は大いに納得され、その方向で手紙を作成することになりました。さくら文研の提案は、店長様にクールダウンしていただくための重要なワンクッションになったようです。

お手紙は折り目正しく、あまりガッつかず、あっさりとした文面に仕上げました。時間を取った介護福祉施設の担当者が、手紙とやってきた熱い若店長のギャップに驚いて興味を抱くように、という狙いです。

お手紙は人と人のつながりを劇的に変化させます。その威力を十分に発揮させるために、さくら文研ではお手紙まわりのご提案もさせていただいております。