上司への注意を上司の上司に伝える方法｜代筆で失敗しない文例と注意点

職場で上司の言動や判断に疑問を感じたとき、部下の立場から直接指摘するのは難しいものです。ましてや「上司の上司」に注意を促す文書を送る場面では、言葉の選び方一つで信頼関係や評価が左右されます。このページでは、そうした場面で使える“伝わる注意文”の代筆について、その構成・文例・注意点を解説します。

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なぜ直接言いにくい？社内構造のジレンマ

職場における上下関係や評価制度は、意見表明に高いハードルを課します。とくに新人・若手の立場では「評価が下がるのでは？」「波風を立てたくない」といった心理が働きやすく、問題の共有が遅れがちです。また、直属の上司に対する不満や疑問を“さらに上の上司”に伝える行為は、内部告発や批判と受け取られる恐れもあります。そのため、文章には「事実を淡々と」「個人攻撃を避け」「建設的な提案を含める」技術が求められます。

上司の上司に伝える注意文｜構成と流れ

こうした文章では、以下のような流れで構成すると読み手の理解が得られやすくなります。

問題の背景（客観的事実の提示）
上司の言動・判断とその影響
職場の状況や同僚の反応（主観を抑えた表現）
今後への懸念と提案
守秘・配慮へのお願い

書き手の立場が下である場合、語調は「報告」「相談」に寄せ、指示的にならないよう心がけます。主語の選び方や敬語表現も重要な要素です。

実際によくある内容と文例

ここでは、実際にご依頼が多いトピックの一部と、それに対応する文例を紹介します。

会議での発言が威圧的／他者の意見を遮る：
「最近の定例会議において、〇〇部長のご発言が一部の若手社員にとって強いプレッシャーとなっている様子が見受けられます。現場の声としてご報告させていただきます。」
業務指示が曖昧／二転三転する：
「〇〇課長からの指示内容に関し、対応方針が頻繁に変化することで、関係部署内に混乱が生じています。改善の余地について一度ご検討いただけますと幸いです。」
勤務時間外の連絡が常態化：
「勤務時間外における連絡が恒常化しており、一部職員の体調・業務効率への影響が懸念されます。」

いずれも、“非難せず状況を報告する”ことを軸に構成されています。あくまで客観的で、第三者にも共有できる表現を選びましょう。

失敗しないための注意点３つ

文章の目的は「相手を変える」ことであり、「怒りをぶつける」ことではありません。以下の3点に注意するだけで、伝わり方は大きく変わります。

感情語や断定を避ける： 「ひどい」「おかしい」などの語は避け、中立な表現に変換
主観より事実を優先： 「私はこう感じた」ではなく、「現場ではこのような事象が起きている」
改善提案を含める： 単なる指摘ではなく、「〇〇のような対応が考えられます」とまとめる

このような書き方が難しい場合は、代筆のプロにご相談いただくのも一つの選択です。言いにくい内容こそ、第三者の視点で整えた文章が効果を発揮します。

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