“報告書が通らない理由”を解剖する｜言葉の選び方で説得力が変わる

「しっかり書いたのに、上司からスルーされた」
「報告書出したけど、反応ゼロだった」
そんな経験ありませんか？
内容には自信があるのに…なぜ伝わらないのか。
それ、言葉の選び方と構成の作り方が原因かもしれません。

▼この記事のポイント

なんで通らない？報告書あるある

報告書が通らない理由は、けっして「内容がダメ」だからとは限りません。
多くの場合、読む人が読みたくなる形になってないだけ。
いくら頑張って書いても、「読むのしんどい」「何を言いたいかわからない」と感じさせたらアウトです。

たとえば、ただフォーマット通りに埋めただけの報告。
数字はあるけど説明が薄く、どこに注目してほしいのか見えない。
内容はいいのに、「もったいないなあ…」となってしまう。
伝える順番・言葉の工夫がカギになります。

伝わらない“ありがちワード”

ありがちな例がこちらです。

「◯◯に関して取り組みました」
「一定の成果を得られたと考えます」
「できる限り対応しました」

どれもよく見る表現ですが、これじゃ何をどう頑張ったのか伝わりません。
業務報告や成果報告では、できるだけ数字や動きを具体的に書くのがポイント。
たとえば――

「◯◯業務について、A社の導入事例を参考に△△を実施」
「トライアル期間2週間で、応答時間が平均20%短縮」
「対応できなかったのは、□□の制限があったため」

誰が読んでも状況が浮かぶ、そんな文章に変えるだけで、ぐっと伝わるレポートになります。

読まれる報告書の構成って？

読みやすい報告書には、ちゃんと流れがあります。
「何を」「なぜ」「どうなったか」を順番に並べるだけでも、かなり読みやすくなります。

内容整理のときは、こんな手順を意識するとスムーズです。

今回の報告テーマは何？（目的）
やったことは？（事実）
結果どうだった？（数字・反応）
次に何をすべき？（課題・提案）

部署ごとの関心も忘れずに。
たとえば営業部なら売上やリード数、開発部なら改善のプロセス、経営層なら全体への影響。
「誰に向けたレポートか」を意識するだけで、響く言葉に変わります。

“通る報告書”に変える３つのコツ

表現を整えるコツはこの３つです。

主語と動作を明確に：「何を・誰が・どうしたか」が見えるように
事実と評価を切り分ける：数字は数字、感想は感想で整理
箇条書きで視認性UP：一文が長くなったら分ける勇気を

たとえば、
「トライアルの結果、一定の効果が見られた」
よりも、
「テスト導入10日間で、エラー発生率が18％減」
と書いたほうがインパクトも信頼感も違います。

言い換えの力、あなどれません。
あなたの報告書も、ほんの少しの編集と工夫で伝わるレポートに変わります。

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