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人から何かを頼まれる。それ自体は悪いことではありません。
ただ、それに応えられないとき、断りの言葉が自分にも相手にも重くのしかかります。
だからこそ「どう書けば傷つけずに断れるか」に悩む方が多いのです。
このページでは、さくら文研の代筆実績をふまえ、頼まれごとを穏やかに断るための文例と書き方のコツをご紹介します。
◆このページのコンテンツ
断る内容によって書き方は変わります。
相手との関係性や背景を踏まえた表現が求められます。
断る理由は正当でも、書き方を誤れば関係がこじれます。
大切なのは、断ることよりも「どう断るか」です。
お断りの手紙を作成する場合は、次の３点を考えてみてください。
こうしてみると、断るパターンは大まかに二つに分かれるようですね。
「厚意を断る」場合と「依頼を断る」場合です。
実はこれ、非常に重要です。
あらかじめ、自分が何を断るのか、はっきりさせておく必要があります。
文面で何を断り、何を悪いと思っているのかを伝えることができなければ、相手の心証を悪くしてしまうからです。
厚意を断る場合は、招待や贈呈など相手の気遣いをお断りするケースであって、それを拒否するのですから相手の顔を立てなければなりません。
単発のお断りならたいして難しい返事ではありません。
しかし、たとえばサークルや友人関係で「旅行や食事に何度も誘ってもらっているのに毎回断らなければならない」時など、返事の言葉も毎回似通ってくるのが自分でもわかり、心が重くなります。
相手に「避けられているのかな？」と思われないか不安です。
依頼を断る場合は、就職や金策など、相手はあなたに力添えを求めているわけですが、断る理由はおのずと二分されます。
すなわち「余力がないから手助けできない」場合と、「気分的に手助けしたくない」場合。
前者はともかく、後者は露骨に伝えれば角が立つだけです。
よほど距離感の近い親類縁者や友人だったら、「オマエにはほとほと呆れた！心を入れ替えるまで手助けしない！」といった愛の鞭の拒絶はありえますが、多くの場合は、「余力がない」「縁故がない」「時間が取れない」など自分の力不足を理由に断るものです。
相手に対して「助けられない申し訳なさ」を伝えることになります。
もう一つはっきりさせておくべきものがあります。
お断りの手紙であなたが守りたいものはなんでしょう？
【自分の印象】
断られたことで不満を抱かれたくない
頼りないやつ、と思われたくない
【相手との関係】
今後とも交友は続けてほしい
この拒絶を貸しや借りにしたくない
実は意外に大きいのは、これです。
【自分の矜持】
嫌われるような言葉で断りたくない。
断るにも人としての礼儀は守りたい。
物事を断って100％いい人でいることはできません。顔を合わせれば「なんで？」「残念だ」といぶかしがられることでしょう。
それを承知で断るのです。「私は筋道を通して断った」「これはこうするよりほかない」など、自分を納得させることができれば、この手のお手紙はある程度成功なのかもしれません。
相手はどんな人ですか？
親類縁者？ 友人知人？ 会社の先輩後輩？ 元恋人？ 元配偶者？ 行きつけの常連仲間？ 大家さん？ 隣人？ 縁もゆかりもない偶然の客？
その人はどんな方法で願い事をされたのでしょう？
口頭？ ファックス？ メール？ 私信？ 手書き？ 印字？
関係性と断る方法の組み合わせで、相手への印象を作ることができます。
たとえば、前に勤めていた会社の元上司が電話で金策をしてきたとします。
断るにあたり作法にかなった印字の書面で返事をすれば、礼節を保った状態でビシッと断ることになり、相手にしてみれば今後何かを頼む際に躊躇が生まれるはずです。
あなたは自分の矜持を守りつつ、次に何かを甘えてくるのを未然に防ぐことができます。
断りの手紙は、ストレートに書きすぎても失礼になりますし、回りくどすぎても不信感を与えます。
そのバランスをとるには、以下の４つの要素を意識してください。
これらを踏まえれば、相手も「やむを得ない事情だ」と納得しやすくなります。
むろん、相手との関係性を踏まえて、手紙の常道を踏まえるのは当然です。
和文手紙の基本作法については、グループサイト『さくらライティング』に専用ページを設けています。
→【手紙の書き方｜常識と基礎知識・作法と頭語結語
】
以下に、目的別の断り文例を紹介します。頭語や結語・全体構成を、上リンク「常識と基礎知識」を参考にしつつ、文体や表現は、ご自身の立場や相手との距離感に応じて調整してください。
このたびはご事情をお聞かせいただき、誠にありがとうございます。
ご期待に添えず大変心苦しいのですが、私どもも現在は余裕のある状況ではなく、お力になることが難しい状態です。
誠に申し訳ございませんが、どうかご理解賜りますようお願い申し上げます。
〇〇様のお力になりたい気持ちはやまやまなのですが、
私の立場ではご希望の内容に十分な責任をもってお引き受けすることが難しく、
今回は辞退させていただきたく存じます。
ご理解のほどお願い申し上げます。
ご案内をいただき、誠にありがとうございます。
お目にかかれる良い機会と楽しみにしておりましたが、どうしても外せない所用が重なってしまい、今回は出席がかないません。
せっかくお声がけいただきながら誠に残念ではございますが、
また改めてご一緒できる機会を心より願っております。
お声がけいただき誠にありがとうございます。
本来であれば喜んでお引き受けしたいところですが、
家族の介護など私事多忙につき、ご期待に添う働きができない懸念があり、
今回は辞退させていただきたく存じます。何卒ご了承のほどお願い申し上げます。
断る言葉ほど、表現が難しい文章はありません。
失礼にならず、無理もせず、関係性を維持したい――そんな思いを言葉に変えるには、感情と言葉の距離感を冷静に見極める技術が求められます。
＊
手紙の手法はオーソドックスな紙の私信の他、最近ではメールやLINEなどのメッセージアプリまで幅広く使われています。
多様で自在になったかのようでいて、相手との関係性によって媒体の使われ方や礼儀作法は、いまだに根強く息づいています。
ちょっとした言葉遣い、物の言いようが、塞がらない傷になります。
名文をあらわさずとも、客観性に立った正しいお手紙が必要です。
さくら文研では、頼まれごとの断り文を多数代筆してきました。
テンプレートでは伝わらない「気持ちの温度」を大切に、相手にきちんと伝わる言葉を一緒に探します。
まずはお気軽にご相談ください。秘密は厳守・お見積りは無料です。
さくら文研の原稿料は、作業の総量を20×20原稿用紙枚数に換算して計算します。原稿用紙単価は、ご提供いただける情報、またはご依頼内容によって異なります。
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