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報告書や研修レポートが「書いて終わり」「読まれていない」ものになってしまっていませんか？ それは、単に内容が足りないからでも、文章が下手だからでもありません。 読者が価値を感じる、つまり「読んで得をした」と思える仕組みがないのです。 このページでは、報告書を「コンテンツ」として成立させるための３つの視点と、実践ノウハウをご紹介します。 読む人に知的報酬を与える――それが、報告書に求められる真の目的です。
◆このページのコンテンツ
読まれる報告書には、共通して「知的な得」が含まれています。 その「得」は、次の３つの視点から生まれます。
この３つを意識せずに、ただ出来事を羅列したり、感想を並べるだけでは、報告書は「読まれない書類」に落ち着きます。 読み手が「この報告書は、あとから読み返しても役立つ」と思えるような構造が必要です。
優れたレポートには、読者の頭に「地図」を描かせる構造があります。 以下のような構成が有効です。
たとえば「研修報告書」であれば、以下のような文が読者の知的インセンティブに直結します。
「〇〇研修では、事前の予備知識と実地の乖離が大きかった。特に～の場面では想定外の事態が起きたが、今後類似のケースでは〇〇の準備が有効と考える。」
読み手は「自分のときにも活かせそうだ」と思う。 この瞬間、文章は「知識」になります。 逆に、「学びが多かったです」「有意義でした」だけでは、読み手に何も残りません。
代筆というと、ただ「うまくまとめてもらう」印象があるかもしれません。 しかし、プロの代筆の役割は「読み手の報酬」を設計することにあります。
読まれる報告書は、文章力だけでは成り立ちません。 必要なのは、
これは、日常業務の合間にこなせる作業ではありません。 専門家が第三者の視点で冷静に構成を練ることで、 「読む価値のあるレポート」に生まれ変わるのです。
「代筆を頼んで、はじめて本当に自分の言いたかったことが整理できた」という声は少なくありません。 報告書は“報告”ではなく“共有知”に変わります。
最後に、報告書の目的をもう一度確認しましょう。 それは「書き手の経験を、読み手の知識に変換すること」です。
この３つがなければ、報告書は「読む意味のない文書」となり、読み手の時間を奪うものになってしまいます。 逆に言えば、この３点を押さえれば、書く価値も読む価値もある「コンテンツ化されたレポート」になります。
あなたの報告書を、もっと読まれるものにしたいと考えるなら。 ぜひ、さくら文研のプロ代筆をご検討ください。 「報告書が知的資産に変わる」――そんな変化を、実感していただけます。
さくら文研＜さくら作文研究所＞は、様々なタイプの文章作成を代行する代筆専門サービスです。2014年の創業以来、文書作成の専門性を活かし、法人様・個人様を問わず、日本全国から寄せられる文章作成のご用命にお応えしてまいりました。
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