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突然「これ、代わりにまとめておいて」と言われて戸惑った経験はありませんか？
代筆は単なる「文章作成」ではなく、上司の顔を立て、信頼を得るための知的スキルです。
このページでは、秘書やビジネスアシスタントの方が、上司に頼まれた代筆を“的確かつスマート”にこなすための心得を７つに分けて紹介します。
◆このページのコンテンツ
「代筆」という言葉を、“文章を勝手に書いておけばいい作業”と捉えると大きなミスになります。
代筆とは、相手の意図・立場・人格を汲んで、表現する代行業務です。
上司が話し言葉で投げかけた依頼でも、その背景にある意図や目的を的確に読み取る力が求められます。
文章の体裁や文法よりも、「この文章が上司の人格に合っているか？」を重視しましょう。
よほどの信頼関係がない限り、上司はすべての情報を口にしてくれません。
最低限、次の４つは必ず確認しましょう。
このヒアリングをおろそかにすると、あとから「こんなつもりじゃなかった」と差し戻されます。
口頭で済まさず、メモに残して上司と共有することで、信頼度もアップします。
上司の「言い回しのクセ」や「語尾のパターン」は、代筆において再現性が鍵を握ります。
文面が整っていても、普段の上司のキャラと違うと、相手に違和感を与えることがあります。
たとえば、「以上、よろしくお願い申し上げます。」と書きたいところを、
普段から「よろしくお願いいたします。」と口にする上司であれば、そちらに合わせるのが自然です。
声に出して読む、過去のメールを確認するなどして、文体の癖をつかむ努力を。
一文の中に主語が複数あったり、敬語のレベルが揃っていないと、読み手に違和感を与えます。
特に代筆では「主語＝上司」であることを明確にし、全体の調子を整えることが肝心です。
次の２文を比べてみてください。
言葉の細部が異なるだけでも、文章の“格”が変わるのです。
読み手がスムーズに理解できる、整った文章を心がけましょう。
代筆を任されたとき、情報の中身よりも「整え方」に注力しましょう。
内容の正確さは当然として、見出し・段落・強調箇所の工夫が読み手の印象を左右します。
箇条書きを活用したり、結論→理由→補足の順に並べたり、構造的な工夫ができると、
上司からの信頼も上がります。
たとえ悪気がなくても、上司の立場ではNGとされる言い回しがあります。
以下は、避けたほうが無難な表現例です。
代筆においては、断定と丁寧さのバランスを意識しましょう。
主観や推測よりも、事実ベースで明快な文章を。
どうしても文章が整わない、伝わるか不安、そんなときは第三者のプロに依頼するという選択肢もあります。
例えば「さくら文研」では、秘書業務としての代筆依頼にも対応しています。
あらかじめ上司の言葉をメモしておけば、それをもとに精度の高い原稿を作成できます。
「文章に時間をかけすぎて他の業務が回らない」
「どうしても“上司らしさ”を出せない」
そんなときは、遠慮なくプロを頼ってください。
さくら文研＜さくら作文研究所＞は、様々なタイプの文章作成を代行する代筆専門サービスです。2014年の創業以来、文書作成の専門性を活かし、法人様・個人様を問わず、日本全国から寄せられる文章作成のご用命にお応えしてまいりました。
お手紙・各種作文・スピーチなど身の回りの原稿代筆から、自分史・オリジナル小説など長編原稿のゴーストライティング、企業の広告宣伝・コンテンツ作成などコンセプト企画まで、何でもご相談ください。
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